Mengelola Perubahan

InspirasiPublished December 4, 2011 at 12:49 am 1 Comment

Di masyarakat umum berlaku ungkapan “Perubahan adalah satu-satu nya hal yang tetap”. Karena memang segala sesuatu pasti mengalami perubahan. Demikian juga di kalangan pengusaha, perubahan adalah salah satu “makanan sehari-hari” yang harus selalu dihadapi. Dan perubahan tidak hanya berlaku untuk perusahaan besar, Usaha Kecil dan Menengah pun menghadapi tantangan yang sama.

Bentuk perubahan tadi bermacam-macam, dan bisa berasal dari lingkungan luar maupun lingkungan dalam perusahaan. Misalnya perubahan peraturan pemerintah, perubahan kebutuhan pelanggan, perubahan jumlah pelanggan dan ukuran organisasi, perubahan jumlah competitor, dan sebagainya.

Kesemuanya memiliki dampak langsung terhadap usaha kita. Pada perusahaan besar, umumnya mereka sangat sadar akan perubahan dan melakukan pengelolaan perubahan dengan terencana. Namun bagaimana dengan Usaha Kecil dan Menengah dengan segala keterbasan sumber daya yang dimiliki? Bagaimana mereka dapat melakukan pengelolaan dan beradaptasi terhadap perubahan yang selalu terjadi?

Sama seperti tantangan yang dihadapi perusahaan yang lebih besar. Perubahan yang dihadapi UKM dapat berupa perubahan yang “incremental” atau perubahan bertahap dalam jangka waktu lama. Maupun perubahan yang “transformasional” atau perubahan mendasar yang terjadi dalam waktu singkat. Keduanya harus siap dihadapi UKM melalui proses penyesuaian diri atau adaptasi, yang dapat membuat usaha mampu bertahan menghadapi perubahan-perubahan tersebut.

Ada tiga tahapan strategi adaptasi perubahan yang dapat digunakan UKM untuk menghadapi berbagai perubahan yang dapat mempengaruhi usaha nya:

Tahap Pertama: Memahami Alasan Perubahan

Dalam melakukan adaptasi terhadap perubahan, pengusaha harus mampu memahami mengapa perubahan terjadi, dan apa alasan dibalik perubahan tersebut. Misalnya perubahan yang terjadi dari luar perusahaan bisa berupa perubahan peraturan pemerintah yang harus dipatuhi oleh seluruh pelaku usaha.

Perubahan juga bisa terjadi dari dalam diri perusahaan. Misalnja jika dulu awal membangun usaha hanya memiliki sedikit karyawan, maka ketika usaha berkembang dan jumlah karyawan bertambah, maka perlu dilakukan adaptasi terhadap pertumbuhan jumlah karyawan tersebut dengan melakukan perubahan terhadap peraturan internal perusahaan yang mungkin sudah tidak relevan lagi.

Jika tidak memahami alasan-alasan perubahan tersebut, akan sulit bagi pengusaha untuk menentukan langkah selanjutnya.

Dalam tahap memahami alasan perubahan ini, yang paling penting adalah menetapkan “Visi Perubahan”. Perubahan seperti apa yang ingin kita lakukan terhadap usaha kita untuk menjawab tantangan perubahan yang sudah diketahui. Pengusaha harus mampu merumuskan kondisi seperti apa yang semula ada, dan kondisi seperti apa yang kelak ingin dicapai.

Tahap Kedua: Mengetahui Dampak dan Risiko

Ketika melakukan perubahan, kita harus paham dampak apa yang akan terjadi akibat perubahan tersebut. Ada empat area kritis yang harus secara hati-hati dianalisa dampaknya ketika merencanakan sebuah perubahan, yaitu dampak yang akan dialami pada area Finansial, Sistem dan Prosedur, Produk dan Pemasaran, serta dampak pada Sumber Daya Manusia.

Dampak yang terjadi bisa berupa dampak positif dan negative. Dampak positif tentu adalah yang diharapkan. Namun bisa juga dampak yang terjadi justru membawa perubahan negative. Misalnya perubahan terhadap peraturan internal perusahaan ternyata menyebabkan banyak SDM potensial yang memutuskan keluar dari perusahaan. Keputusan mengubah spesifikasi Produk ternyata menyebabkan pelanggan berhenti membeli produk, dan sebagainya.

Perubahan yang negative inilah yang kita sebut sebagai Risiko Perubahan. Dalam hal ini, maka kita selaku pengusaha harus mampu melakukan kalkulasi apakah apabila terjadi Risiko ini sepadan dengan hasil Positif yang ingin kita raih.

Risiko juga dapat dikelola. Dengan memperkecil peluang terjadinya risiko tersebut. Misalnya perubahan peraturan internal yang berpotensi menyebabkan ketidakpuasan SDM, diikuti dengan pemberlakuan insentif yang akan membuat mereka mempertimbangkan untuk tetap bekerja diperusahaan. Perubahan spesifikasi Produk yang disertai dengan strategi promosi untuk mempertahankan pelanggan lama dan menarik pelanggan baru, dan sebagainya.

Tahap Ketiga: Melakukan Komunikasi Perubahan

Perubahan yang terencana harus dikomunikasikan. Komunikasi dilakukan baik kepada pelanggan eksternal maupun internal tim usaha kita.

Visi Perubahan yang kita kehendaki harus secara jernih dipahami oleh anggota tim. Jika organisasi kita sudah cukup besar, maka kita harus melibatkan “King Pin” di organisasi kita. Apabila mereka paham dengan Visi Perubahan yang kita kehendaki, maka mereka akan menjadi “juru bicara” yang meyakinkan untuk membuat seluruh anggota tim memahami Visi Perubahan.

Risiko yang mungkin terjadi juga harus dipahami tim. Terlebih apabila risiko tersebut akan memberikan dampak langsung kepada karyawan. Mereka juga harus paham bahwa perusahaan sadar akan risiko tersebut dan sudah menetapkan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk meminimalisir terjadinya risiko.

Bahasa yang digunakan dalam menyampaikan perubahan harus kita sesuaikan dengan anggota tim. Setiap anggota tim pada dasarnya selalu memiliki pertanyaan “whats in it for me?”, apa gunanya, apa pentingnya perubahan tersebut bagi mereka secara pribadi. Agar rencana perubahan mendapat dukungan maka kita harus memastikan bahwa pertanyaan tersebut terjawab.

Supaya tidak terjebak dalam perdebatan tentang “how to” dan melupakan esensi Visi Perubahan, maka dalam melakukan komunikasi juga dapat dilakukan strategi sosialisasi bertahap. Pada awalnya kita sampaikan prinsip-prinsipnya terlebih dahulu, baru kemudian ketika hal yang prinsip sudah dipahami, kita dapat mulai memperkenalkan detil bagaimana melakukan perubahan tersebut.

Memang perlu kedewasaan dan kematangan dalam mengelola perubahan. Seringkali bahkan perubahan yang dimaksudkan untuk sesuatu yang baik, bahkan mendapat tanggapan yang meresahkan dan menyebabkan usaha yang dikelola gagal berubah.

Dengan menerapkan ketiga tahapan tersebut, InsyaAllah kita sebagai pengusaha akan lebih mampu menghadapi berbagai tantangan perubahan yang terjadi. (FR).